Dans la pratique, les parties disposent d’ores et déjà de la norme AFNOR NFZ42-013, publiée en juillet 1999 et révisée en décembre 2001. En effet celle-ci établit « Les spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes ». Cette norme est donc intéressante à appliquer lorsque, dans les systèmes d’archivage électronique, l’intégrité, la fidélité, la sécurité et la pérennité sont recherchées pour garantir les documents. Pour atteindre l’objectif d’intégrité la norme NFZ42-013 privilégie notamment, à défaut d’autres dispositifs ou méthodes qui serait équivalents ou complémentaires, de stocker les documents sur des supports non réinscriptibles de type WORM (Write Once Read Many), gérés, du point de vue fichiers et volumes, conformément au standards ISO 13490 ou 13346.

L’utilisation des standards de gestion de supports cités ci-dessus sont également, couplés avec les formats d’encodage de document précisés par la norme (UIT G4 ou G6, JPEG, SGML, etc.) sont les points d’appui permettant de répondre au besoin de restitution pendant la durée légale de conservation. Cependant, les technologies évoluant, l’obsolescence des matériels est inéluctable. Lorsqu’un système doit évoluer, les choix judicieux guidés par les spécifications de la norme faciliteront les opérations de migrations dont les spécifications techniques doivent être prévues dès la mise en route du système.

En tout état de cause, il faut également noter que le respect des spécifications de la norme permet de s’affranchir des systèmes propriétaires qui subordonnent la pérennité aux aléas économiques ou stratégiques des promoteurs de ces systèmes.

Au-delà des choix techniques, la norme NFZ42-013 adresse des systèmes dans leur contexte quotidien d’utilisation, c’est ainsi que les aspects concernant la documentation technique de la solution logiciel et matériel mise en place ainsi que la description précise de toutes les procédures d’exploitation y sont particulièrement développés pour assurer, autant que possible, aux exploitants des connaissances techniques suffisantes pour gérer ou faire évoluer leur système d’archivage.

Par ailleurs, les indicateurs de traçabilité, tant au niveau du fonctionnement du système que des évènements concernant les documents, exigées par la norme ont été prévus pour fournir, lorsque nécessaire, les éléments attestant la fiabilité du fonctionnement du système et de conforter ainsi la valeur probante des documents restitués.

La mise en place d’une solution d’archivage implique une forte imbrication des dimensions juridique, technique et organisationnelle qui doivent être menées de concert en fonction des besoins d’archivage des documents de l’organisation en cause (entreprise, administrations, …). C’est pourquoi, dans de nombreuses hypothèses, les parties disposent des moyens juridiques et techniques pour archiver leurs documents électroniques contrairement à certaines idées reçues et répandues sur le marché. Elles peuvent également faire appel à des tiers archiveurs.