La conservation de chaque document variera selon les textes applicables. Par exemple, en matière de facture électronique, le nouveau dispositif légal et réglementaire résultant de l’article 17 de la LFR pour 2002 qui assure la transposition de la directive européenne du 20 décembre 2001 (décret du 18 juillet 2003 et Instruction fiscale du 7 août 2003) prévoient des modalités spécifiques tant pour l’établissement et la transmission que pour la conservation des factures (ex : auto facturation, sous-traitance de la facturation, exigences en matière de archivage, …).

En outre, de même que pour l’intelligibilité, il est nécessaire d’entendre l’archivage électronique comme une conservation « active » à même de garantir la restitution de l’identification de l’auteur et de l’intégrité de l’écrit électronique. A défaut d’une adaptation des moyens d’archivage électronique aux évolutions technologiques, la sécurité et la durabilité (au sens « détection de toute altération ou modification ultérieure de l’acte ») exigées de la conservation électronique pour garantir la force probante de l’écrit électronique risqueraient d’être amoindries.

Ainsi, à titre d’exemple, selon les experts en cryptographie, le risque de casser des clés de 128 bits dans les cinq à dix ans n’est pas à négliger. En effet, si pour l’heure, le risque demeure limité il n’est pas écarté. Cela impliquera qu’il faille  » signer à nouveau  » périodiquement le document électronique pour être sûr de son intégrité ou l’assurer par d’autres moyens.

En conséquence, il serait souhaitable que le service d’archivage proposé offre une conservation active des documents électroniques permettant de changer de support pendant la période de temps de conservation qui peut être plus ou moins longue selon les documents.

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